В нынешние времена все документы умещаются на флешке или на съемном жестком диске, который умещается в кармане. Подобные понятия не то чтобы из области фантастики, но имеют далекое отношение к настоящей действительности. Руководители крупнейших компаний прекрасно знают о существующих правилах. Информация на электронном носителе, всего лишь дублирует гору бумаг. При переезде на новое место работы, необходимо доставить туда и весь архив.

Перевозка архивных документов приравнивается к транспортировке особо ценных грузов. Мувинговая компания, которая организует доставку грузов, должна иметь достаточный опыт перевозок ценных вещей. Количество бумаг в архивах средней фирмы превышает объем легковых транспортных средств. Для перевозки крупных архивов следует использовать фургоны. Место, где будут лежать бумаги, должно быть защищено от дождя и ветра. Эта простая мера предосторожности позволит избежать потери ценных документов из-за пресловутых погодных условий.

Особо ценные бумаги должны быть продублированы ксерокопиями с заверением у нотариуса. Это документы об основании фирмы, бланки собственности и прочие важнейшие бумаги, без которых невозможно работать. Можно их транспортировать в небольших дипломатах, но порою, пакеты документов не умещаются в обычной ручной клади. Погружать папки ценных документов вместе с сейфами категорически не рекомендуется. Опытные перевозчики знают, что такая «экономия» не приводит ни к чему хорошему. Добавочный груз требует дополнительной оплаты.

Документы следует подготовить к отправке. Самая лучшая мувинговая компания не сможет сделать то, что необходимо специалистам. Но специалисты по грузоперевозкам могут подсказать, как это сделать наилучшим образом. Для начала документацию необходимо систематизировать. Где будут лежать документы бухгалтерии, а где отдела кадров и так далее. Специалисты грузоперевозок предлагают упаковывать бумаги в несколько слоев. Для начала листы собираются в пачки, затем запаковываются в полиэтиленовые пакеты. Швы закрепляются либо специальной машинкой, оплавляющих концы пакетов, либо толстым скотчем. После чего, пачки документов укладываются в картонные коробки. Если бумаг очень много, из отдельных коробок формируют паллеты, фиксируют их стрейч-пленкой и доставляют к автомобилю при помощи специального погрузчика, который предоставляет фирма грузовых перевозок. Укладка малых коробок в более крупные завершает принцип многослойной упаковки документов. При необходимости компания обязуется сохранять конфиденциальность.

Организация перевозки архивов предусматривает обязательную страховку. Под этим словом подразумевается не только официально заполненный документ о компенсации за утерю бумаг, но и репутация фирмы грузоперевозок. Если мувинговая компания имеет опыт и неоднократно перевозила аналогичные грузы, клиенты могут быть уверены в гарантиях успешной доставки груза.

Пётр Павлов. 23.04.2013г.

Оставить комментарий

Советуем почитать…

Обсуждаемые статьи

Самое популярное